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公文管理軟件是什么?公文管理軟件具體功能介紹

作者:xzadmin發表時間:2019-01-31 15:41:49點擊:

    隨著電子化辦公的推進,不少企事業單位和政府組織使用公文管理軟件,而單獨定制的公文管理軟件價格高昂。
   現如今,有著協同辦公功能的OA系統中也含有公文管理的功能,那么OA系統公文管理軟件是什么呢?
   公文是各級各類國家機構、社會團體、企事業單位在處理公務活動中有著特定效能和廣泛用途的文書。企事業單位和政府組織開始通過OA公文管理軟件來進行日常辦公,實現企業內外部重要信息和文件的傳達。在此,我們以協眾OA政務版公文管理為例,詳細介紹公文管理的具體功能。
    在協眾OA政務版系統中,已形成一套完善的公文管理體系,以工作流為基礎定義的特殊流程和表單應用,實現了電子公文一體化運轉。由電子行文代替手工行文,支持系統中各部門之間的電子公文交換,公文流轉功能可處理日常工作中的單位內外部公文,包括了公文的發文擬稿、發文上報、發問審核、發文簽發、收文登記、收文傳閱、公文傳閱、承辦、查詢等,解決了公文傳遞慢,信息不及時、不同步,不易于查閱等問題。
    為了確保擬稿公文收發的規范性及高效歸檔,協眾OA政務版公文管理功能借助強大的工作流引擎,實現政府部門所有公文(如收文、發文、申請、呈報等)從起草開始直至辦理完畢后自動歸檔全過程的自動流轉管理,提供催辦、改發、撤回等流轉監控功能。根據實際情況定制安全控制機制,保證文件不被未授權的人處理。并且可根據需要隨意定制公文類型、種類、表單樣式、管理員、字號、收文流水號等等,以及滿足公文辦理中的各種例外處理,利用流程實現公文高效流轉,實現核稿、審稿、簽發和收文辦文的規范操作,同時跟蹤流程流轉,實現智能化的公文處理。
    協眾OA政務版公文管理功能中的檔案管理實現文檔的電子一體化操作,建立公文管理和檔案管理有機銜接,支持檔案管理、整理、借閱、設置等功能,既實現了對審批完畢的收發文的歸檔或圖書資料與檔案的分開管理,又能實現兩個功能間的數據傳遞和共享。檔案管理功能可以實現迅速、全方位的資源共享,公文的權限、搜索提取等等,都可以快捷地實現和清晰地呈現,為企業的公文檔案管理提供了新的思路和方式。
    協眾OA政務版公文管理在核稿、審稿過程中,可實現完全保真留痕,所有的修改痕跡都可真實呈現。公文正文采用適合公文使用的仿宋字體,利用Word、WPS自帶的審閱功能進行留痕,可選擇接受或拒絕修訂的操作;操作痕跡則以手寫批注的形式進行留痕,并支持電子簽章和手寫簽名。針對多人審閱修訂的內容,還可以采用不同顏色顯示的策略進行區分。

    協眾OA公文管理軟件作為組織管理中傳遞信息、交流情況、商洽工作的重要工具,是組織內外日常辦公不可缺少的重要應用。企事業單位和政府組織購買OA系統后不僅可以享受公文管理的功能,還可以同時滿足企事業單位和政府組織日常辦公所需要的功能,比如通知公告、車輛管理、會議管理、考勤管理等,使辦公管理更規范、高效而有序,進一步提升了企事業單位和政府組織辦公管理系統的優越性。
 
    企業購買OA系統前需閱讀的溫馨小提示:
    (1)購買前先試用,不能僅憑幾篇文章、PPT內容和別人口頭講解就立即去購買,需要自己試用,來檢驗產品和企業的耦合度,這也是OA選型非常重要的一步;
    (2)提供商技術研發實力、檢驗產品的成熟度以及知識產權是否合法;
    (3)考慮產品價格是否合理,只買好的,不買貴的;
    (4)合同與原廠是否具有法律關系,所簽合同是否有效,直接關系到售后服務能否得到保障;
    (5)廠家的產品專注度和后續產品升級的相關費用情況,專注才會更專業,專業才出好產品。
    PS:本文章版權歸協眾軟件所有,僅限個人基于欣賞、學習、研究目的查看、下載使用,并應寫明文章內容轉載自協眾軟件。
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